Организационные формы управленческих контактов
Проведение собраний и совещаний
Собрания и совещания, представляют собой способ коллективного обмена информацией, заканчивающийся
принятием конкретных решений. Они различаются: І
1) кругом участников (на совещаниях присутствуют специалисты, ответственные лица, а на собраниях | весь персонал);
2) характером обсуждаемых проблем (на совещаниях рассматриваются конкретные вопросы, на собраниях -более общие, накопившиеся за определенный период времени);
3) целью (совещания имеют оперативный характер и призваны вносить коррективы в совершенствованиё текущей деятельности; на собраниях, прежде всего, подводятся итоги и определяются планы на будущее). І
По целям выделяются следующие типы совещаний; ознакомительное (вьщача заданий, повышениё
квалификации); информационное (обобщение сведений); разъяснительное (убеждение сотрудников в чем-
то); проблемное (коллективный поиск решения вопроса); инструктивное (доведение необходимой
информации, объяснения способа действий); оперативное (получение сведений о состоянии дел);
координационное (обеспечение взаимодействия подразделений). 4
Кроме того, по частоте проведения выделяют разовые, постоянно действующие и периодические совещания. По методам ведения различают авторитарное, демократическое, либеральное совещание. $
Как считают специалисты, эффективность собраний и совещаний невелика, поскольку они требукл
значительных затрат времени и средств, отвлекают от текущих дел множество специалистов, но не всегда
сопряжены с конкретной отдачей. я
Круг участников собрания (совещания) стараются сделать максимально узким. Приглашаются только т§
люди, без которых вообще нельзя обойтись. ,
В начале совещания необходимо ознакомить собравшихся с его целями, предметом, основными вопросами; предложить порядок проведения, оговорить условия работы. Собрание или совещание назначаются в срок, удобный для болыпинства участников, как правило, во второй половине дня, что обусловлено чистЙ практическим подходом: с утра люди обычно занимаются важными и срочными делами, в основнокі заканчивая их к обеду, а после завершения мероприятия они из-за возбуждения вряд ли смогут продолжать нормальную работу, и их лучше отпустить домой. С утра проводятся лишь оперативки.
На практике лучше решить за одно совещание болыпе вопросов, так как в совокупноети на это уйдет меньше времени, обеспечивается четкий ритм работы, люди меныне отвлекаются от темы.
Деловые беседы
Деловая беседа - форма устного обмена информацией между несколькими людьми в узком кругу. От собраний и совещаний она отличается не более свободным характером проблем, хода и результатов: Официальные решения по итогам бесед принимаются далеко не всегда, однако участники получаюі информацию для размьпнлений и последующих действий.
Беседы являются важным элементом таких управленческих процедур, как оформление на работу и увольнение сотрудников, прием посетителей, консультирование, деловые переговоры, встречи.
По характеру беседы бывают официальными и неофициальными; по направленности - целевыми,
преследующими конкретные задачи, и общнми: по степени свободными - регламентированными г
осуществляющимися в соответствии с определенными правилами (например, анкетирование), и не
регламентируемыми (дружеский разговор). і
Подготовка беседы начинается с определения цели, которую необходимо достичь, и круга обсуждаемых вопросов.
Второй шаг - составление представления о других ее участниках. Третий шаг - выработка стратегии и плана беседы. Четвертый шаг - репетиция.
Пятый шаг - определении и согласовании места и времени встречи с учетом его возможного влияния на результат. Телефонные разговоры
Телефонные разговоры осуществляются в случае невозможности или нецелесообразности личных контактов и требуют лаконичности.
Трудность телефонных разговоров состоит в неизвестности того, что в данный момент делает собеседник, каково его выражение лица, возможности ослышаться и неверно понять сообщение или его часть. Поэтому по завершении разговора необходимо удостоверится, что все правильно понято.
Обход рабочих мест прием посетителей
Это должно быть не спонтанное действие, а заранее спланированное мероприятие по возможности комплексного характера, направленное на достижение нескольких целей сразу.
Поэтому необходимо заранее определить маршрут, подразделение и рабочие места, которые требуется посетить; привлечь лиц, присутствие которых обязательно (руководителей низового уровня, специалистов)! выбрать наиболее подходящее время и поставить в известность об обходе и его целях тех, с кем предстоит разговор. При проведении беседы с работниками непосредственно на рабочих местах следует внимательно их выслушивать, досконально, знакомится с ситуацией и условиями их труда. В заключение надЙ проанализировать результаты и осуществить практические мероприятия по устранению выявленных недостатков.
При организации приема посетителей необходимо, прежде всего, определить его порядок. Посетители делятся на две группы: подчиненные сотрудники и лица со стороны. Первые чаще решают конкретные служебные вопросы, обращаются с просьбой о помощи или с жалобами на своего непосредственного руководителя. Вторые приходят с предложениями общего характера или с жалобами на действия персонала! которыми они оказались неудовлетворенны; с желанием что-то узнать; получить помощь и консультацию; о чем-то проинформировать и так далее.
|
