Система инфор-го обеспечения упр-я: стр-ра и автоматизированная
си-ма упр-ия информационным обеспечением
Автоматизация
документооборота (системы электронного документооборота)
При построении модели документооборота
с целью последующей автоматизации
выделяют три основных направления.
1.
Автоматизация структурных элементов документооборота. Здесь содержатся лю6ые
справочные системы, финансовая информация, сведения для составления сводок и
отчетов, оперативного поиска данных или управления различными операциями.
2. Автоматизация неструктурированных
полнотекстовых информационных объектов: организация взаимодействия между
исполнителями и информационной структурой предприятия. Результат:
полнотекстовые документы, кот. могут содержать в себе как элементы
структурированных данных, так и элементы слабоструктурированной информации.
Любые отчеты, сводки, результаты поиска имеют значение для внешней среды лишь в
виде документов. Также необходимо вести учет поступающих полнотекстовых
документов от внешних организаций, необходимые выборочные данные из которых в
последствии переводятся в структурированную область.
3. Автоматизация операций, входящих в
состав деловых процессов и отвечающих за регламент прохождения документов:
непосредственный перевод информационной структуры в рамки деловых процессов,
протекающих на предприятии. Проводится описание и порядок выполнения операций
над документами, исходя из результатов аналитического исследования.
За каждое из направлений автоматизации
отвечает свой класс программных средств: за автоматизацию
структурированной инфо — система управления базой данных (СУБД) и
информационные системы, за неструктурированную — системы управления электронным
документооборотом, за регламент хождения документов — системы автоматизации
деловых процессов. Все эти системы должны быть тесно интегрированы между собой
и каждому классу продуктов предъявляется свой перечень минимальных требований.
Основные
требования к системам электронного документооборота: производительность;
распределенность, открытость; гибкость; модульность.
2 основных этапа
жизненного цикла документа:
·
Разработка; основные функции:
-обеспечение многоуровневого доступа;
-аннотирование документов; -контроль над версиями документов; -поддержка составных
документов; -архивация документов.
·
Публикация; основные функции:
-поиск документов; -поддержка
разнородных хранилищ документов; -контроль событий.
Модель
документооборота предприятия не может стать полнофункциональной без механизма
маршрутизации и контроля исполнения. В
большинство современных систем документооборота встроен такой
механизм, но если его функций недостаточно, то прибегают к использованию
сторонних систем класса «workflow».
| 
