Каталог статей

Обмен письменной информацией

 осуществляется в рамках фир­мы путем издания и распр-ния различного рода док-ов — приказов, инструкций, служебных записок и т. п. Положительными свойствами такой инф-ции являются: закрепленность на док-ах, лучшее усвоение людьми по сравнению с устной. В то же время, ее бывает сложно уточнять и дополнять и в целом она обходится весь­ма дорого.

Поэтому к составлению док-ов необх-мо подходить весь­ма тщательно, и в первую очередь с точки зрения их цели. В соответствии с целью создания док-ты могут быть распо­рядительными (приказ, указание); организационными (положение, устав, инструкция, протокол); информационно-справочными (справ­ка, докладная или объяснительная записка, акт, служебное письмо, телеграмма,); личными (автобиография, заявление, доверенность).

Другим требованием к документу является четкое определение его содержания и объема. Объем док-та обычно связан с хар-ом и интерпретацией содержащихся в нем сведений. Вся имеющаяся инф-ция в документ обычно не включает­ся, ибо он не должен быть слишком большим; при необх-ти она отражается в приложении или запрашивается дополнительно. Сами вопросы освещаются в тексте в порядке убывания относительной важности, а малозначительные не включаются вовсе. В то же время документ должен быть достаточно полным и содержать всю основную инф-цию, необх-ую для понимания сути про­блемы.

Еще одно требование к док-ту — определенность в отношении получателя, то есть адресата. Необх-мо хорошо представлять себе, какой инф-цией он располагает по содержащимся в док-те вопросам и каково отношение к ним и к отправителю. Все это позволит правильно отобрать инф-цию, включаемую в док-т, и соответствующим образом расставить акценты в ней, а также сформулировать сораз­мерные возможностям получателя задачи.

Содержание док-та излагается понятным, лаконичным язы­ком, исключающим двойственное толкование его смысла, по опре­деленной схеме. В заголовке и первых фразах раскрывается суть проблемы; далее формулируются причины появления док-та, делаются выводы и рекомендации. Наконец, в заключение приводятся необходимые обоснования ее решения.

Помещение на первое место в тексте документа самой важной инф-ции позволяет заинтересовать адресата, получить у него необх-ую поддержку, да и вообще помочь ему сразу же принять решение о том, как с данным док-ом поступить: поддержать или нет; заниматься им или отправить в архив; работать над ним самостоятельно или передать другим (подчиненным, коллегам)

Инф-ция, помещаемая в док-те, состоит из отдельных эл-тов, называемых реквизитами. Действующими в настоящее время стандартами предусмотрен 31 реквизит; часть реквизитов яв­ляется обязательными, и на их основе происходит идентификация док-ов. К обязательным реквизитам относится, например текст, название, заголовок к тексту, подпись, печать, индекс, наименование автора (организации или физического лица) и т. п.