Методика проектирования системы документов организации
Проектирование.
Графические
модели или схемы построения образцов документов называются «формуляр-образец».
Стандарты на него устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в
состав унифицированной системы документации, а также требования к построению
конструкций сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.
Реквизиты — это отдельные составные элементы желаемого документа. Совокупность
реквизитов, определенным образцом расположенных в документе, составляет его
формуляр. Различные виды документов имеют разный набор реквизитов, который
определяется их назначением. Формуляр, характерный для определенного вида
документов, называется типовым.
При создании унифицированной системы
документации разрабатывается формуляр-образец — модель совокупности
унифицированных форм документов. Он должен содержать все реквизиты, входящие в
конкретный документ.
ГОСТ 6.38—90 устанавливает 31 реквизит:
·
Государственный Герб
РФ;
·
код организации;
·
название вида
документа;
·
регистрационный
индекс (номер) документа и др.
Формуляр-образец указывает место
реквизитов на листе бумаги. Для реквизитов с постоянной инфо определяется
необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.
Формуляр определяет площадь рабочего и служебного полой Рабочее попе — место,
где располагаются реквизиты, на служебном поле указывается только
Государственный герб, эмблема организации или торговый знак и т.п., оно
предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.
Служебные
документы, как правило, составляются на бланке стандартном
листе бумаги, на котором воспроизводится постоянная инфо документа и отводится
место для переменной инфо.
Предприятиям, имеющим зарубежных
партнеров, нужны бланки с дублированием реквизитов на их языке или английском.
Для бланка письма определен следующий
максимальный набор реквизитов: герб;
эмблема; наименование
вышестоящей организации; название
организации (автор документа); наименование структурного подразделения; адрес организации; дата;
индекс (номер); ссылка на индекс и дату входящего документа.
На общем бланке размещаются: герб;
эмблема; наименование вышестоящей организации; название организации (автор
документа); наименование структурного подразделения; место для вида документа
(например, АКТ...); индекс (номер); место составления.
Герб изображается в строгом соответствии
с действующим законодательством на бланках министерств и ведомств, учреждений,
входящих в их систему, независимо от местоположения.
На бланке может помещаться эмблема
организации.
Бланки печатают
на белой или светлых тонов бумаге, красками насыщенного цвета, чтобы можно было
тиражировать документы.
| 
